CONVOCATORIA: «SERVICIO DE CONSULTORÍA PARA PROGRAMACIÓN DE PLANTILLAS PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS SOCIALES Y MONITOREO DE ACTIVIDADES»

I. Contexto y objetivos:

CooperAcción es una organización sin fines de lucro que cuenta con un marco institucional estructurado en base a un Plan Estratégico Institucional 2019-2024, programas territoriales y ejes estratégicos. Desde el año 2022, viene desarrollando un sistema de monitoreo y evaluación (M&E) institucional con el fin de gestionar la información operativa y programática de la intervención institucional y difundir información entre/con un grupo de actores implicados en la ejecución de los proyectos, contribuyendo a la toma de decisiones, el acceso a información pertinente y el aprendizaje institucional. Encontrándose en este proceso de mejora de su gestión institucional, CooperAcción busca implementar un sistema integral que facilite la gestión, monitoreo y registro de datos relacionados con programas y proyectos, asegurando la accesibilidad, seguridad y facilidad de uso para el personal de la organización y permita analizar datos de calidad y compartir el avance de sus programas y proyectos con sus socios y donantes.

II. Objetivo del servicio:

Contratar el servicio de un experto en hojas de cálculo para la programación de plantillas, en el marco del sistema de gestión y monitoreo de CooperAcción, que incluya formularios de ingreso de los datos de sus programas y sus proyectos, una plantilla para la gestión de los proyectos, una plantilla para el monitoreo de los programas, el monitoreo de actividades y registro de beneficiarios de los proyectos.

Objetivos específicos:

• Vincular las herramientas requeridas entre sí para permitir a los usuarios ingresar, actualizar, monitorear y registrar datos y evidencias relacionadas con los indicadores del programa en tiempo real.
• Proporcionar acceso multiusuario a las herramientas, permitiendo que varios usuarios utilicen las plantillas simultáneamente.
• Incluir hojas con informes actualizables en tiempo real (dashboard) que ofrezcan una visión rápida y completa de la información relevante.
• Almacenar respaldos en la nube para garantizar la seguridad y disponibilidad de los datos.
• Diseñar herramientas que sean fáciles de usar, personalizables y disponibles para el personal de la organización según su nivel de uso.
• Contar con un manual de usuario del sistema diseñado.

III. Alcance

• Programas en el marco de la estrategia operativa 2019-2024 de CooperAcción.
• Proyectos financiados al 2024.

IV. Funcionalidades requeridas

• A nivel de programas: registro de marco lógico y seguimiento de indicadores. Se incluirá Dashboard de programas.
• A nivel de proyectos: registro de marco programático de losproyectos sociales y actividades relacionadas (marco lógicos, tabla de seguimiento de indicadores, plan operativo de actividades)
• Seguimiento de actividades y tareas, asignación de responsabilidades y fechas límite. Progreso de actividades y cumplimiento de metas.
• Registro y seguimiento de beneficiarios y sus datos relevantes.
• Generación de informes y visualización gráfica de los avances y resultados.
• Acceso multiusuario con diferentes niveles de permisos.
• Respaldo en la nube para garantizar la seguridad y protección de los datos.
• Integración a nivel de programas y proyectos y con otras herramientas y plataformas de la organización.

V. Requisitos técnicos de las herramientas solicitadas:

• Las herramientas deben ser desarrolladas en Excel u otro similar y ser compatible con la versión más reciente de Microsoft Office.
• Deben ser fácilmente personalizable y adaptable a las necesidades de la organización.
• Deben ser accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet y estar disponible en la nube para garantizar su seguridad y protección.
• Las herramientas deben tener un diseño intuitivo y amigable para facilitar su uso por parte de los usuarios.
  • Las herramientas deben contar con medidas de seguridad para garantizar la privacidad y confidencialidad de los datos registrados.
  • Se deberá proponer un sistema de registro de evidencias que permita la carga y almacenamiento de fotos, videos y documentos relacionados con los indicadores del programa alterno y vinculado con las herramientas diseñadas
  • Se deberá contar con una documentación técnica completa y un manual de usuario para su fácil utilización.

VI. Perfil del consultor:

• Conocimiento a nivel avanzado de Excel y programación en VBA (Visual Basic for Applications). Competencia en el desarrollo de plantillas y herramientas en Excel incluyendo la creación de macros y funciones personalizadas.
  • Amplio conocimiento y experiencia demostrada en el diseño e implementación de sistemas de monitoreo y evaluación de programas y proyectos, preferiblemente en el sector sin fines de lucro.
  • Familiaridad con los principios y metodologías de gestión de proyectos sociales.
  • Capacidad para analizar las necesidades específicas de la organización y traducirlas en requisitos técnicos claros y precisos.
  • Habilidad para diseñar interfaces intuitivas y amigables para los usuarios.
  • Experiencia en la integración de diferentes herramientas y plataformas, así como en la gestión de datos en la nube.
  • Capacidad de escucha y habilidad para entender y documentar los requerimientos de los usuarios, para seguir las especificaciones técnicas y brindar soluciones que se ajusten a sus requerimientos.
  • Disponibilidad para realizar pruebas y ajustes al sistema de acuerdo a las necesidades.
  • Habilidad para capacitar al personal de la organización y los socios sobre el uso efectivo de las herramientas desarrolladas. Capacidad para elaborar materiales de capacitación claros y efectivos.

* Se requiere proporcionar referencias comprobables de proyectos anteriores relacionados con el desarrollo de sistemas de monitoreo y gestión de proyectos sociales.

VII. Entregables:

• Herramientas desarrolladas en Excel con todas las funcionalidades requeridas.
  • Guía de usuario para cada herramienta, con instrucciones detalladas sobre cómo utilizar todas las funcionalidades.
  • Capacitación para el personal de la organización sobre cómo utilizar eficientemente las herramientas desarrolladas.

VIII. Cronograma:

• Desarrollo de las herramientas: 4 semanas.
• Pruebas y correcciones: 1 semana.
• Entrega de las herramientas y capacitación: 1 semana.

IX. Presupuesto:

El presupuesto es a todo costo, siendo el rango para la presente consultoría de: $10,000

Este presupuesto debe incluir: el desarrollo de las herramientas, pruebas, correcciones, guías de usuario por herramienta, entrega y capacitación.

X. Evaluación y seguimiento:

• La organización se reserva el derecho de evaluar la calidad de la plantilla y el desempeño del programador a lo largo del proyecto.
• La organización también se reserva el derecho de solicitar ajustes y correcciones después de la entrega final de la plantilla.

XI. Selección:

Los candidatos/candidatas a esta consultoría por favor remitir su CV, carta de presentación y propuesta preliminar de acciones a desarrollar al correo agilvonio@cooperaccion.org.pe con copia a amirones@cooperaccion.org.pe hasta el 5 de abril.